Na czym polega rozliczanie projektów?

Na czym polega rozliczanie projektów?

Przygotowanie wniosku i podpisanie umowy o dofinansowanie to tylko częściowy sukces w procesie pozyskiwania dotacji. Największym wyzwaniem jest rozliczenie przyznanego dofinansowania. To właśnie od tego etapu zależy, czy dotacja zostanie nam wypłacona, czy trzeba będzie ją – częściowo lub nawet w całości – zwrócić. Rozliczanie projektu to proces wymagający dokładności, porządku i trzymania się zasad zapisanych w umowie i we wniosku o dofinansowanie. Na co więc należy zwrócić uwagę, aby nie popełnić błędów?

Prawidłowe rozliczenia kluczem do sukcesu 

Rozliczanie projektu dofinansowanego w ramach funduszy unijnych nie jest jedynie wykazywaniem poniesionych wydatków – to znacznie szerszy proces, który wymaga dobrej organizacji i dbałości o szczegóły. Prawidłowe rozliczenie to bieżący monitoring wielu różnych aspektów takich jak zamówienia w ramach projektu, ewentualne zmiany w jego realizacji, obowiązki informacyjne i promocyjne, a także przygotowanie się do kontroli czy audytu. Wszystkie te elementy mają wpływ na ostateczne rozliczenie i powodzenie całego przedsięwzięcia.

Kluczowe jest również osiągnięcie tzw. wskaźników produktu i rezultatu, czyli konkretnych efektów, które mają wynikać z projektu. Jeśli nie zostaną one osiągnięte lub utrzymane, może to zostać uznane za nieprawidłowość i wiązać się z ryzykiem nałożenia korekty finansowej albo zmniejszenia kwoty dofinansowania. Każdy beneficjent, podpisując umowę o dofinansowanie, zobowiązuje się nie tylko do realizacji projektu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem, ale też do przestrzegania określonych procedur wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa.

Czym są wydatki kwalifikowalne?

Fundusze unijne pozwalają na sfinansowanie wielu różnych wydatków – od wynagrodzeń, przez zakup maszyn i nieruchomości, aż po szkolenia, udział w targach czy działania promocyjne. Każdy program dotacyjny ma swój własny katalog kosztów kwalifikowalnych i tych wykluczonych z dofinansowania. 

Kluczowe jest jednak to, że każdy z kosztów musi być wcześniej ujęty we wniosku o dofinansowanie i spełniać określone warunki, by został uznany za kwalifikowalny. Najogólniej mówiąc, wydatek kwalifikuje się do objęcia wsparciem jeśli:

• jest zgodny z przepisami prawa, umową o dofinansowanie i wytycznymi programu, 
• został poniesiony w odpowiednim czasie (czyli w tzw. okresie kwalifikowalności), 
• jest niezbędny do realizacji projektu, 
• został poniesiony racjonalnie i efektywnie, 
• został należycie udokumentowany i prawidłowo ujęty we wniosku o płatność.

Warto również pamiętać, że końcowym terminem na poniesienie kwalifikowalnych wydatków w obecnej perspektywie finansowej jest 31 grudnia 2029 r. – po tej dacie żadne koszty nie będą już mogły zostać rozliczone.

Wybór podwykonawców

Realizując projekt z dofinansowaniem unijnym, nie wystarczy po prostu dokonać zakupu sprzętu lub usług do projektu. W zależności od charakteru wydatku oraz szacowanej kwoty zamówienia, masz obowiązek zastosować odpowiedni tryb kupna. Co to oznacza?

Jeśli szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 80 tys. zł netto, możesz dokonać tzw. „zakupu z wolnej ręki”. W praktyce oznacza to, że nie musisz przeprowadzać sformalizowanego postępowania – wystarczy, że wybierzesz wykonawcę, zadbasz o przejrzystość procesu i dobrze go udokumentujesz.

Jeśli natomiast szacowana wartość zamówienia przekroczy ten próg, wówczas obowiązuje już zasada konkurencyjności – a więc konieczność ogłoszenia postępowania w Bazie Konkurencyjności i wyboru najkorzystniejszej oferty. Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj: Baza Konkurencyjności – czym jest i jak się w niej poruszać?

Ważne jest, aby przy szacowaniu wartości sprawdzić, czy między zaplanowanymi w projekcie zamówieniami nie zachodzą następujące przesłanki:

• zamówienia są podobne pod względem funkcji lub rodzaju,
• mogą być udzielone w tym samym czasie,
• może je zrealizować jeden wykonawca.

Jeśli te warunki są spełnione, wartości poszczególnych zamówień należy zsumować, a następnie zweryfikować próg wartości zamówienia i zadecydować o odpowiednim trybie zakupu. 

Cały proces – od szacowania wartości zamówienia, przez wybór wykonawcy, aż po rozliczenie – musi być należycie udokumentowany. To oznacza m.in. sporządzenie notatki z szacowania wartości zamówienia, zachowanie dokumentacji dotyczącej postępowania, w tym kopie ofert, umowę z wykonawcą oraz faktury i dowody zapłaty. 

Przygotowanie dokumentacji – kluczowy element rozliczania

Dofinansowanie może być wypłacane w dwóch formach – zaliczki na poczet planowanych wydatków lub refundacji poniesionych kosztów. W obu przypadkach – aby uzyskać środki pieniężne konieczne jest złożenie tzw. wniosku o płatność. 

W praktyce wniosek o płatność to nie tylko formularz do uzupełnienia – to całościowe zestawienie, które musi jasno pokazać:

• na co zostały wydane środki,
• jakie zadania zostały zrealizowane,
• jakie postępy osiągnięto względem harmonogramu,
• jakie działania są planowane na kolejne etapy,

• czy pojawiły się jakiekolwiek trudności w realizacji projektu.

Każdy wniosek, a tym samym każdy wydatek musi być kompletny i prawidłowo udokumentowany. Dołączasz do niego m.in. faktury, potwierdzenia zapłaty, umowy z wykonawcami, protokoły odbioru czy też inne wymagane załączniki potwierdzające poniesienie kosztu. Braki formalne lub błędy mogą opóźnić wypłatę środków albo narazić Cię na korekty finansowe.

Wnioski o płatność pełnią również funkcję sprawozdawczą – to forma bieżącego raportowania postępów projektu do instytucji zarządzającej. Regularne składanie tych dokumentów to obowiązek każdego beneficjenta i warunek płynnego finansowania przedsięwzięcia.

Zbieranie i porządkowanie dokumentów 

Rozliczenie projektu unijnego to przede wszystkim porządek w dokumentacji. Dlaczego ten aspekt jest tak ważny? Bo w razie kontroli musisz być w stanie pokazać tzw. ścieżkę audytu – czyli krok po kroku, jak dany wydatek został zrealizowany i rozliczony.

Jakie dokumenty należy zachować?

• Dowód z szacowania wartości zamówienia np. notatka opisująca sposób dokonania szacowania lub wydruki ogólnodostępnych cenników.
• Dokumenty z procedury zakupowej,  tj. zapytanie ofertowe wraz z załącznikami, otrzymane oferty, protokół z wyboru wykonawcy i potwierdzenie upublicznienia zapytania.
• Umowy zawarte z wykonawcami lub dostawcami.
• Faktury lub równoważne dokumenty księgowe wraz z opisem, wskazującym, do jakiego zadania z harmonogramu projektu odnosi się dany koszt.
• Potwierdzenie zapłaty np. przelew bankowy.
• Protokoły zdawczo-odbiorcze lub inne dokumenty potwierdzające, że towar/usługa została dostarczona i przyjęta.

To jednak nie wszystko. W dokumentacji należy archiwizować również:

• Umowę o dofinansowanie wraz ze wszystkimi, zawartymi aneksami,
• Wniosek o dofinansowanie, 
• Zatwierdzone Wnioski o zmianę,
• Wszystkie wnioski o płatność,
• Oświadczenia, raporty, korespondencję z instytucją i inne dokumenty, które powstały w związku z realizacją projektu, potwierdzające jego zgodność z umową.

Podsumowując, wszystko, co ma związek z wydatkowaniem środków lub przebiegiem projektu, powinno być przechowywane w sposób łatwy do okazania – także po zakończeniu projektu.

Ewidencja księgowa projektu

Każdy beneficjent korzystający ze środków unijnych – niezależnie od tego, czy prowadzi pełną księgowość, czy uproszczone formy ewidencji – musi zadbać o wyodrębnioną ewidencję księgową projektu. Ten obowiązek pojawia się od momentu rozpoczęcia realizacji projektu i oznacza, że wszystkie operacje finansowe związane z projektem muszą być łatwe do zidentyfikowania.

Z czym wiąże się to w praktyce?

• Na potrzeby projektu należy założyć osobne konto bankowe, na które będą trafiały środki z dotacji i z którego będą finansowane projektowe wydatki.
• Wszystkie transze dotacji oraz poniesione wydatki muszą być odnotowywane na bieżąco, a dane te – udostępniane instytucji w razie kontroli.
• Wyodrębniona ewidencja księgowa w systemie księgowym np. tworząc specjalny kod lub dodatkowe konta dla projektu. Ważne, aby wszystkie operacje związane z realizacją zadania były widoczne i odpowiednio sklasyfikowane.
• Ewidencja musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowymi i podatkowymi.

Zmiany w projekcie

Choć wniosek o dofinansowanie tworzy się z największą starannością, często przystępując do realizacji projektu okazuje się że, zaplanowane działania są już nieaktualne pod względem terminów, a niektóre wydatki w rzeczywistości nie są możliwe do zrealizowania w wysokości, jaką zakłada budżet. Dlatego umowa o dofinansowanie przewiduje możliwość dokonywania zmian w projekcie, które pozwolą na efektywne wykorzystanie przyznanego dofinansowania i terminową realizację zaplanowanych działań.

Jakie zmiany są najczęstsze?

• Zmiana terminów realizacji poszczególnych zadań zaplanowanych w projekcie.
• Przesunięcie daty zakończenia projektu.

• Przesunięcie tzw. „wolnych środków” w budżecie między zadaniami, które udało się zrealizować w niższych kwotach, a tymi, które okazały się droższe niż zakładano.

Zmiany są możliwe, a czasem wręcz konieczne. To naturalna część realizacji projektu – ważne jednak, aby każda zmiana była zgłoszona i zatwierdzona zgodnie z procedurą. I co najważniejsze, zmiany nie mogą sprawić, że projekt przestanie spełniać warunki, na podstawie których zostało mu przyznane dofinansowanie.

Kontrola i audyt

Realizacja projektu z dofinansowaniem unijnym wiąże się z obowiązkiem umożliwienia jego kontroli przez odpowiednią instytucję. Oznacza to, że musisz być gotowy do udostępnienia pełnej dokumentacji – zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej.

Oprócz obowiązku okazania dokumentów, w praktyce oznacza to również:

• zapewnienie dostępu do systemu księgowego, w którym prowadzona jest ewidencja projektu;
• możliwość wejścia kontrolujących do biura lub miejsca realizacji projektu;
• okazanie zakupionych środków trwałych, takich jak maszyny, sprzęt oraz wyposażenie.

Dodatkowo, jeśli projekt zostanie skontrolowany przez inną instytucję niż ta, która udzieliła dotacji (np. Urząd Skarbowy), masz obowiązek przekazać kopię wyników tej kontroli (np. protokołu lub zaleceń pokontrolnych) do instytucji zarządzającej.

Dobrze przechowywana dokumentacja, czytelne oznaczenia i przygotowana księgowość sprawiają, że kontrola nie musi być stresująca – wystarczy być gotowym i działać transparentnie.

Promocja projektu

Jeśli realizujesz projekt z dofinansowaniem UE, masz obowiązek poinformować o tym opinię publiczną – zarówno w trakcie trwania projektu, jak i po jego zakończeniu. Unia Europejska jasno określa, w jaki sposób beneficjenci mają mówić o otrzymanym wsparciu. 

O czym należy pamiętać?

• Odpowiednie oznakowanie dokumentów związanych z realizacją projektu poprzez umieszczenie na nich logotypów właściwych dla danego Funduszu oraz preambuły wskazującej na źródło pochodzenia środków.
• Oznakowanie miejsca realizacji projektu poprzez umieszczenie w nim tablicy informacyjnej oraz po zakończeniu realizacji projektu – tablicy pamiątkowej.
• Promocja na stronie internetowej – gdzie powinna znaleźć się flaga UE, odpowiednie zestawienia logotypów oraz krótki opis projektu ze wskazaniem wartości projektu i kwoty otrzymanego dofinansowania.

Warto pomyśleć też o dodatkowych formach promocji, np. naklejkach na zakupionych maszynach, tabliczkach na urządzeniach i sprzętach zakupionych w ramach projektu czy też podjęciu działań w mediach społecznościowych.

Okres trwałości

Realizacja projektu dofinansowanego z funduszy unijnych nie kończy się z chwilą otrzymania ostatniej płatności. Bardzo istotnym etapem jest zachowanie trwałości projektu, czyli utrzymanie jego rezultatów przez określony czas po zakończeniu realizacji.

• 5 lat – standardowy okres
• 3 lata – okres dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP)

Jeśli przepisy o pomocy publicznej stanowią inaczej (np. wymagają dłuższego lub krótszego okresu), stosuje się właśnie te szczegółowe wytyczne.

W okresie trwałości beneficjent musi:

• utrzymać inwestycję tzn. nie sprzedać, nie zlikwidować ani nie zmienić przeznaczenia środków trwałych nabytych w ramach projektu;
• zachować wskaźniki produktu i rezultatu określone we wniosku o dofinansowanie;
• utrzymać miejsca pracy, jeżeli ich utworzenie było celem projektu;
• kontynuować działania projektowe, jeśli są one częścią trwałego efektu projektu.

Co w przypadku naruszenia trwałości? Jeśli beneficjent nie utrzyma trwałości projektu, instytucja może: żądać zwrotu części lub całości dofinansowania, proporcjonalnie do okresu, w którym trwałość nie została zachowana.

 

Staranne przygotowanie i przestrzeganie wytycznych to klucz do sukcesu i pełnego wykorzystania potencjału otrzymanego dofinansowania.