Negatywna ocena wniosku o dofinansowanie może budzić wiele trudnych emocji. Często pojawia się złość czy poczucie krzywdy. Wielu wnioskodawców czuje zniechęcenie i nie podejmuje dalszych działań. Początkowe niepowodzenie można jednak przekuć w sukces. Jak pokazuje doświadczenie – można się skutecznie odwołać albo złożyć wniosek ponownie z dobrym skutkiem.
Czy warto się odwoływać?
Z wieloletniego doświadczenia ekspertów Grantery wynika, że odwołanie może być skuteczne. Warto się odwoływać, jeżeli w ocenie zostały popełnione błędy merytoryczne lub proceduralne, była ona nierzetelna czy stronnicza. Słowem – nie została wykonana prawidłowo. Wnioski oceniają ludzie – a jak wiadomo, ludziom zdarzają się błędy. Jakie to błędy w ocenie – oto 3 przykłady “z życia wzięte”.
Błędy ekspertów najczęściej wynikają z:
1. Braku odpowiedniego przygotowania do oceny projektu z danej dziedziny, w tym w szczególności braku wiedzy merytorycznej eksperta oceniającego
Skutecznie odwołaliśmy się od negatywnej oceny wniosku o dofinansowanie z dziedziny zaawansowanych technologii materiałowych. Ekspert oceniający wniosek negatywnie ocenił planowaną do opracowania w toku prac B+R technologię. Stwierdził, że jego zdaniem w niektórych aspektach jest ona niewykonalna. W odwołaniu wykazaliśmy, że technologia jest wykonalna, prezentując dokumentację zdjęciową z proof-of-concept. Wniosek został ponownie oceniony przez innych ekspertów, którzy mieli odpowiednie przygotowanie merytoryczne i projekt ocenili pozytywnie.
2. Przekonań i przyzwyczajeń ekspertów
Skutecznie odwołaliśmy się od negatywnej oceny wniosku złożonego przez przedsiębiorcę w konkursie dotyczącym infrastruktury edukacyjnej. Regulamin dopuszczał przyznanie dotacji firmie, ale konkurs był zdecydowanie zdominowany przez szkoły publiczne. Ocena eksperta była w tym przypadku bardzo subiektywna, prawdopodobnie ekspert uważał, że dotacje powinny w tym konkursie być przyznawane tylko szkołom i był niechętny przedsiębiorstwom. W treści uzasadnienia oceny pojawiły się wprost wyrażone oczekiwania, że infrastruktura edukacyjna będąca przedmiotem wniosku powinna być powiązana ze szkołą a nie z przedsiębiorcą – mimo, że nie wynikało to z regulaminu konkursu. Po ponownej ocenie projekt otrzymał znacznie wyższą liczbę punktów i znalazł się w czołówce najwyżej ocenionych projektów w tym konkursie.
3. Niejasnych i uznaniowych kryteriów oceny
Niektóre kryteria oceny wniosków są sformułowane enigmatycznie, nie są klarowne i są różnie interpretowane przez ekspertów. Ponowna ocena wniosku musi zgodnie z przepisami być wykonana przez innych ekspertów niż ocena pierwotna. Jest szansa, że inny skład ekspercki inaczej zinterpretuje dane kryterium. Tak stało się w przypadku wniosku firmy z branży budowlanej, gdzie stosunkowo nisko oceniono aspekty innowacyjności oraz wpływu na środowisko. Po odwołaniu wniosek znalazł się na liście pozytywnie ocenionych.
Jak przygotować protest / odwołanie?
O skuteczności odwołania decyduje jego bardzo dobre przygotowanie. Konieczna jest doskonała znajomość regulaminu danego konkursu (w tym kryteriów oceny i ścieżki odwoławczej). W zdecydowanej większości konkursów wnioskodawca otrzymuje pismo z informacją o odmowie przyznania dofinansowania, uzasadnieniem tej decyzji oraz informacją o formie i terminie złożenia odwołania.
Treść uzasadnienia decyzji należy bardzo dokładnie przeanalizować pod kątem formalno-prawnym i merytorycznym. Najlepiej jest przeprowadzić taką analizę w formie warsztatowej. W spotkaniu warsztatowym biorą udział kluczowe osoby z zespołu Wnioskodawcy oraz eksperci ze strony Grantery – w tym nasz radca prawny.
Wszystkie nieprawidłowości i błędy w ocenie są odnotowywane. Następnie przygotowywana jest argumentacja do protestu w postaci konkretnych zarzutów wraz z uzasadnieniem. W pierwszej kolejności argumenty uzasadnienia powinny się odwoływać do treści wniosku (wraz z załącznikami) w kontekście konkretnych kryteriów oceny. W odwołaniu należy wskazywać, że ekspert jakiegoś faktu podanego we wniosku nie wziął pod uwagę lub go źle zinterpretował. Dlaczego treść wniosku jest najważniejsza? Ponieważ weryfikacji podlega, czy eksperci prawidłowo ocenili wniosek. Jeśli jakichś informacji nie podano we wniosku, to odwołanie może być nieskuteczne, gdyż winą za negatywną ocenę może być w tym przypadku obarczony Wnioskodawca, który istotnych faktów we wniosku nie zawarł. W argumentacji można też wykraczać poza treść wniosku, ale trzeba wówczas zwrócić szczególną uwagę, by była to argumentacja albo oczywista (np. wynikająca z zasad logiki czy praw fizyki) albo oparta na konkretnych aktach prawnych, ewentualnie wynikająca z wiedzy, która powinna być znana ekspertowi z danej dziedziny. Ogólną, “miękką” polemikę, opartą na subiektywnych doświadczeniach Wnioskodawcy można dodać ewentualnie jako tło lub uzupełnienie, ale nie powinna być ona główną treścią odwołania.
Styl odwołania
Nie bez powodu odwołanie od decyzji o dofinansowaniu nazywa się protestem. Styl “protestujący” jest w tego typu odwołaniach jak najbardziej na miejscu – oczywiście z zachowaniem umiaru i kultury. Zdarza się, że klienci wahają się, czy zaprotestować lub użyć dosadnych sformułowań w odwołaniu, ponieważ wydaje im się, że mogą w ten sposób trafić na jakąś wyimaginowaną “czarną listę” wnioskodawców. Z mojego doświadczenia wynika, że protest nie ma znaczenia dla oceny kolejnych wniosków w przyszłości. Protest jest prawem wnioskodawcy, z którego może on skorzystać. Odwoływanie się jest powszechne i nie jest to niczym nadzwyczajnym ani dziwnym. Co więcej – odwołania są analizowane przez instytucje i mogą wpływać na dobór ekspertów. Eksperci popełniający liczne i rażące błędy w ocenie nie będą przez daną instytucję zapraszani do oceny kolejnych wniosków. Mogą być nawet usunięci z bazy ekspertów.
Z mojego doświadczenia wynika, że nie jest dobre odwołanie w stylu wielce uprzejmej prośby czy błagania o pozytywną ocenę. Nie jest też skuteczne ustawianie Wnioskodawcy w roli ofiary. Wnioskodawca nie powinien być postrzegany jak słaba, godna pożałowania jednostka, tylko jako podmiot silny, w pełni przekonany do swojego projektu i swoich racji i zdolny do ich obrony.
Język odwołania powinien być profesjonalny i precyzyjny, a zawarte w nim sformułowania skonsultowane z prawnikiem – koniecznie posiadającym doświadczenie w dziedzinie dotacji. Prawnik, który na co dzień zajmuje się głównie prawem cywilnym czy rodzinnym może nie znać niuansów wynikających z ustaw, rozporządzeń i regulaminów regulujących aspekty związane z przyznawaniem dotacji. Nie będzie się też orientował w zwyczajach i preferencjach konkretnych instytucji przyznających dotacje. Wbrew pozorom, różnice są istotne. Na przykład niektóre instytucje dopuszczają możliwość spotkania z kierownictwem w celu przedstawienia i omówienia uwag do procesu oceny przed złożeniem pisma z protestem – co może być bardzo przydatne.
Kiedy nie warto się odwoływać?
Nie warto się odwoływać, jeśli protest nie ma szans na pozytywne rozpatrzenie. Do odwołania należy podchodzić racjonalnie a nie emocjonalnie – decydować powinna chłodna analiza szans na sukces. Na przykład jeśli negatywnie zostało ocenionych kilka kryteriów, w tym część zasadnie a część niezasadnie to nie ma sensu się odwoływać, jeśli zasadne uwagi i tak nie pozwolą na całościową zmianę oceny wniosku.
Negatywną ocenę wniosku można też potraktować jako konstruktywną krytykę i zbiór wskazówek, które pozwolą na uniknięcie błędów w przyszłości – na przykład na ponowne złożenie skutecznego wniosku w kolejnym naborze.
Wsparcie Grantery w odwołaniach i protestach
Grantera służy wsparciem w pełnym procesie odwołania, od analizy zasadności uwag, poprzez opracowanie argumentacji, przygotowanie pisma z protestem aż po ewentualną drogę sądową, gdyby protest nie został uznany.
Analiza konkretnego przypadku i ocena szans na sukces w odwołaniu jest wykonywana bezpłatnie. W przypadku zlecenia opracowania protestu możliwe jest rozliczenie stawką godzinową za wykonaną pracę, premią za sukces lub metodą mieszaną.