Baza Konkurencyjności – czym jest i jak się w niej poruszać?
Jeśli realizujesz projekt współfinansowany z funduszy unijnych, musisz pamiętać, że prawidłowe przeprowadzenie postępowania zakupowego to twój obowiązek, którego niedopełnienie może skutkować zmniejszeniem przyznanego dofinansowania – nawet jeśli zakup został już zrealizowany. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak poruszać się po Bazie Konkurencyjności i jak prawidłowo przeprowadzić postępowanie.
Czym jest Baza Konkurencyjności?
Baza Konkurencyjności to oficjalny portal internetowy prowadzony przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, który umożliwia publikację zapytań ofertowych przez podmioty zobowiązane do stosowania zasady konkurencyjności przy zamówieniach.
Mówiąc o Bazie Konkurencyjności, warto na wstępie wyjaśnić czym jest zasada konkurencyjności. Jej głównym celem jest zapewnienie przejrzystości i uczciwej konkurencji przy wydatkowaniu środków unijnych w ramach Funduszy Europejskich. To obowiązek przeprowadzenia otwartego postępowania ofertowego na zakup towarów, usług lub robót budowlanych, gdy:
- wartość przedmiotu zamówienia przekracza 80 tys zł netto,
- zakupu dokonuje podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania Prawa zamówień publicznych (PZP).
Na czym więc polega zasada konkurencyjności w praktyce? Polega na ogłoszeniu w Bazie Konkurencyjności zapytania ofertowego, które w sposób jasny i nieograniczający konkurencji pozwoli dokonać wyboru Wykonawcy z zapewnieniem równego dostępu dla wszystkich zainteresowanych oferentów.
Z Bazy Konkurencyjności korzystają przede wszystkim:
- Beneficjenci środków unijnych,
- Wnioskodawcy przygotowujący projekty do dofinansowania,
- Potencjalni wykonawcy i dostawcy, którzy szukają możliwości współpracy i zleceń.
Jest to również źródło wiedzy dla Instytucji Zarządzających, odpowiedzialnych za realizację i nadzór nad programami unijnymi, na temat prawidłowości procedur wyboru wykonawców.
Dlaczego należy korzystać z Bazy Konkurencyjności?
Otrzymując dofinansowanie unijne beneficjent korzysta z pieniędzy publicznych, zatem musi pamiętać o zachowaniu uczciwej konkurencji i równym traktowaniu wykonawców. Procedura wyboru dostawcy czy wykonawcy usług jest jednym z najistotniejszych elementów realizacji projektu.
Jak poruszać się w Bazie Konkurencyjności?
Aby móc swobodnie przeglądać aktualne zapytania ofertowe wystarczy wejść na stronę: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl i wpisać interesującą Cię frazę. Znajdziesz tam listę otwartych ogłoszeń oraz informację o ich terminach. W tym trybie dysponujesz również dostępem do pełnej treści zapytania ofertowego: opisu przedmiotu zamówienia, kluczowych warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów wyboru wykonawcy.
Jeśli chcesz złożyć ofertę lub jako beneficjent funduszy unijnych opublikować własne ogłoszenie, musisz się zarejestrować wypełniając krótki formularz rejestracyjny.
Dla ogłaszających – jak dodać zapytanie ofertowe?
Jeśli jesteś beneficjentem funduszy unijnych i musisz przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności, dodanie zapytania ofertowego do Bazy Konkurencyjności to etap obowiązkowy. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak to zrobić:
- Uzupełnij informacje o firmie i projekcie
Po utworzeniu konta i zalogowaniu się do Bazy Konkurencyjności, w sekcji “Mój profil” należy uzupełnić w dane firmy – takie jak nazwa, NIP oraz adres siedziby – a także wskazać osobę do kontaktu, odpowiedzialną za komunikację w sprawie publikowanych ogłoszeń.
Jeśli twoje zamówienie dotyczy realizowanego lub planowanego projektu, w zakładce “Projekty i nabory” należy podać nazwę Programu Operacyjnego oraz numer naboru lub projektu. Możliwe jest dodanie wielu projektów – za każdym razem, gdy będziesz realizować nowy projekt, wprowadź jego numer, aby móc go później wybrać przy publikacji konkretnego zapytania ofertowego.
- Utwórz zapytanie
Aby opublikować zapytanie ofertowe, konieczne jest uzupełnienie kilku kluczowych sekcji, tj. Przedmiot zamówienia, Terminy, Warunki, Części i kryteria, Pozostałe oraz Załączniki.
Dodając nowy przedmiot zamówienia, należy określić jego kategorię (usługa/dostawa/roboty budowlane), wskazać wymagany okres gwarancji (jeśli stawiamy takie wymagania), opisać specyfikację przedmiotu zamówienia, wskazać miejsce realizacji usługi lub dostawy oraz przypisać odpowiedni kod CPV.
Kod CPV to specjalny, 9-cyfrowy numer, służący do jednoznacznego określenia przedmiotu zamówienia np. “45000000-7 Roboty budowlane”, “30213100-6 Komputery przenośne”. Dzięki niemu łatwiej znaleźć ogłoszenia i dopasować oferty do konkretnego zapytania.
W sekcji „Terminy” należy wskazać ogólny termin realizacji zamówienia lub – w przypadku bardziej złożonych projektów – przedstawić harmonogram podzielony na etapy.
W kolejnej sekcji – „Warunki” – określamy, jakie wymagania musi spełnić wykonawca, aby jego oferta została rozpatrzona. Mogą to być m.in.: wymagane kwalifikacje personelu, posiadanie odpowiednich uprawnień lub dokumentów. Dobrze sformułowane warunki udziału zwiększają szanse na wybór rzetelnego i kompetentnego wykonawcy.
Sekcja „Części i kryteria” pozwala podzielić zamówienie na odrębne części – jeśli przewidujemy taką możliwość. W tej samej sekcji należy również wskazać kryteria oceny ofert, czyli zasady, według których zostanie wybrana najlepsza propozycja. Najczęściej głównym kryterium jest cena, ale możliwe jest też uwzględnienie innych elementów, takich jak: termin realizacji, długość gwarancji czy doświadczenie wykonawcy. Każde z kryteriów musi być opisane jasno i mieć przypisaną wagę procentową.
W zakładce „Pozostałe” podajemy wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być istotne z punktu widzenia postępowania. Jest to m.in. numer projektu lub naboru, którego dotyczy postępowanie, osoba do kontaktu oraz warunki zmiany umowy.
Na końcu procesu należy uzupełnić sekcję „Załączniki”, gdzie dodawane są wszystkie dokumenty, które będą wymagane przy składaniu ofert. Najczęściej są to: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, formularz ofertowy, oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału.
Jakie informacje powinny się znaleźć w zapytaniu ofertowym?
- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z przypisanym kodem CPV
- Niedyskryminacyjne warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny ich spełnienia
- Kryteria oceny ofert oraz opis sposobu ich punktowania
- Termin i sposób składania ofert
- Termin realizacji zamówienia
- Informacja na temat zakresu wykluczenia z udziału w postępowaniu – powiązania osobowe/kapitałowe, zakaz konfliktu interesów
Dodatkowo w zapytaniu ofertowym możesz określić warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania wraz ze wskazaniem kar umownych.
- Opublikuj ogłoszenie
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych sekcji możesz przejść do publikacji zapytania ofertowego. Ogłoszenie można opublikować natychmiast, wskazując konkretną datę i godzinę jego automatycznego zamknięcia.
Czas trwania publikacji powinien uwzględniać złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na sporządzenie oferty. Minimalne terminy składania ofert są określone w wytycznych i wynoszą:
- 7 dni – dla dostaw i usług,
- 14 dni – dla robót budowlanych.
W przypadku dużych zamówień – czyli takich, których wartość przekracza 5 538 000 EUR (roboty budowlane) lub 750 000 EUR (dostawy i usługi) – minimalny czas na składanie ofert wynosi 30 dni.
Pamiętaj, że w trakcie, gdy ogłoszenie jest już dostępne publicznie, jesteś zobowiązany do monitorowania pojawiających się pytań od potencjalnych wykonawców. Każde pytanie powinno zostać rozpatrzone, a odpowiedź – udzielona w sposób przejrzysty i dostępny dla wszystkich zainteresowanych.
- Przejrzyj oferty i rozstrzygnij postępowanie
Termin składania ofert miną – co dalej? Czas na rozstrzygnięcie postępowania i wybór najkorzystniejszej oferty.
W ogłoszeniu należy przejść do zakładki „Oferty” i sprawdzić poprawność oraz kompletność złożonych dokumentów. Po wyborze najkorzystniejszej oferty dodajemy rozstrzygnięcie – zaznaczamy wybraną ofertę i zatwierdzamy wybór. Na tym etapie możliwe jest także dodanie protokołu z wyboru oferenta oraz ewentualnego komentarza.
Proces wyboru powinien być udokumentowany w protokole postępowania, który zawiera m.in.:
- wskazanie wybranego wykonawcy i uzasadnienie wyboru,
- informacje o spełnieniu warunków udziału,
- ocenę ofert zgodnie z przyjętymi kryteriami i punktacją,
- ewentualne powody odrzucenia ofert,
- informacje o konflikcie interesów (lub jego braku) i podjętych działaniach.
Cały proces kończy się zatwierdzeniem rozstrzygnięcia, co oficjalnie kończy postępowanie w Bazie Konkurencyjności.
Dla oferentów – jak złożyć ofertę?
Złożenie oferty w Bazie Konkurencyjności to szansa na pozyskanie nowych kontraktów i rozwój firmy – warto poświęcić chwilę, by przygotować ją profesjonalnie.
- Znajdź odpowiednie zapytanie
W tym celu skorzystaj z wyszukiwarki zapytań, filtrując wyniki według branży, lokalizacji, daty, słów kluczowych lub rodzaju zamówienia. To pomoże Ci szybko dotrzeć do ogłoszeń, które odpowiadają Twojemu profilowi działalności.
Zapoznaj się dokładnie z treścią zapytania oraz załącznikami. Po znalezieniu interesującego zapytania, przejdź do jego szczegółów i dokładnie zapoznaj się z treścią ogłoszenia oraz wszystkimi załącznikami. Sprawdź opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert, terminy oraz wymagane dokumenty. Upewnij się, że jesteś w stanie spełnić wszystkie wymagania formalne i techniczne.
- Przygotuj ofertę – o czym należy pamiętać?
W formularzu ofertowym należu podać cenę za realizację zamówienia, a także dołączyć wszystkie wymagane załączniki wskazane przez zamawiającego (np. oświadczenia, referencje, certyfikaty czy formularz ofertowy). Wszystkie dokumenty muszą być:
- kompletne,
- zgodne z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym,
- czytelne – skany i pliki muszą być w dobrej jakości,
- podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji firmy (np. właściciela, członka zarządu lub pełnomocnika z odpowiednim upoważnieniem).
Przed ostatecznym przesłaniem oferty warto jeszcze raz sprawdzić, czy wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione, a dokumentacja załączona w pełnym zakresie. Niekompletna lub niepodpisana oferta może zostać odrzucona na etapie oceny formalnej.
- Złóż ofertę
Aby móc złożyć ofertę w Bazie Konkurencyjności, niezbędne jest wcześniejsze zarejestrowanie konta i zalogowanie się do systemu. Po zalogowaniu należy przejść do wybranego zapytania ofertowego, a następnie – w zakładce „Oferty” – złożyć przygotowaną wcześniej ofertę wraz z wymaganymi załącznikami.
Złożenie oferty kończy się jej zapisaniem w systemie – po tej operacji otrzymasz potwierdzenie jej złożenia
Co dalej?
Po złożeniu oferty pozostaje czekać na rozstrzygnięcie postępowania. W międzyczasie monitoruj swoją skrzynkę i konto w Bazie – ogłaszający może zadać pytania lub poprosić o dodatkowe dokumenty lub doprecyzowanie oferty.
Po zakończeniu postępowania w systemie pojawi się informacja o wyborze wykonawcy – jeśli to Ty zostałeś wybrany, zamawiający skontaktuje się z Tobą w sprawie dalszych kroków.