Otrzymanie wezwania na panel ekspertów w ramach konkursu Ścieżka SMART jest kluczowym momentem w procesie aplikacji o dofinansowanie. Oto, co musisz wiedzieć, aby skutecznie przygotować się do tego spotkania.
Stałe śledzenie maila kontaktowego
Bardzo ważnym aspektem jest stałe śledzenie maila kontaktowego, w tym również folderu spam, bo to właśnie na wskazany we wniosku adres e-mail trafi informacja z zaproszeniem na panel ekspertów. Gdy otrzymasz wezwanie na panel ekspertów, natychmiast zapoznaj się z treścią, gdyż już w ciągu 2 dni należy zgłosić, kto będzie reprezentował wnioskodawcę podczas panelu, podając imię i nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe każdego uczestnika. Dlatego też warto dbać o stałe monitorowanie maila wskazanego jako do kontaktu, aby nie przegapić tych ważnych informacji. Co więcej na około 5 dni przed panelem w generatorze wniosków pojawi się zakres tematyczny, który wskaże, jakiego typu pytań możesz się spodziewać podczas spotkania panelowego.
Przygotowanie dokumentacji
Po zgłoszeniu osób na panel upewnij się, że wszystkie osoby reprezentujące na nim wnioskodawcę mają odpowiednie upoważnienia (jest to wymóg, jeśli osoby te nie są wymienione w KRS). Dokumenty należy załączyć w generatorze wniosków przed panelem ekspertów.
Praktyczne aspekty spotkania
Panel ekspertów odbywa się online i jego termin jest co do zasady nieprzekładalny. Na spotkaniu może być od 3 do 7 ekspertów, którzy są anonimowi. Spotkanie ma na celu obronę wniosku poprzez odpowiedzenie na pytania szczegółowe dotyczące merytoryki wniosku, części biznesowej oraz finansowej projektu.
Logistyka spotkania
Należy połączyć się na panel 15 minut przed wyznaczonym terminem, aby pracownik Instytucji Finansującej mógł zweryfikować tożsamość uczestników poprzez okazanie przez nich dokumentu tożsamości ze zdjęciem do kamery. Po pozytywnej weryfikacji do spotkania dołącza przewodniczący panelu, który informuje o przebiegu spotkania, zakazie nagrywania po stronie wnioskodawcy oraz o nagrywaniu panelu przez Instytucję. Przewodniczący informuje także ile czasu będzie trwało spotkanie panelowe, gdyż jest ono różne w zależności od tego ile modułów obejmuje wniosek. Na każdy moduł zarezerwowane jest 20 min, co oznacza, że jeśli wniosek zawiera dwa moduły np. moduł B+R oraz moduł zazielenienie to spotkanie panelowe potrwa 40 min.
Jak się przygotować?
1. Zadbaj o stabilne łącze internetowe
Aby uniknąć zakłóceń w trakcie panelu, upewnij się, że masz niezawodne połączenie internetowe. Przed spotkaniem wykonaj test prędkości online, aby sprawdzić, czy łącze jest wystarczająco szybkie i stabilne. Jeśli to możliwe, podłącz się do internetu za pomocą kabla ethernet, zamiast korzystać z Wi-Fi, co zapewni większą stabilność połączenia.
2. Zadbaj o profesjonalny wygląd
Profesjonalny wygląd jest kluczowy, gdyż pierwsze wrażenie ma znaczący wpływ na odbiór Twojej prezentacji. Ubierz się elegancko – dla panów podstawą jest koszula, a mile widziana jest również marynarka (krawat nie jest obowiązkowy). Panie powinny postawić na koszulę, elegancką bluzkę lub sukienkę. Unikaj jaskrawych kolorów i wzorów, które mogą rozpraszać uwagę.
3. Zadbaj o odpowiednie tło
Twoje tło powinno być neutralne i pozbawione widocznych osób postronnych, ponieważ przez całe spotkanie będziesz mieć włączoną kamerę. Upewnij się, że jesteś wyraźnie widoczny, a w tle nie ma elementów rozpraszających uwagę, takich jak plakaty, zdjęcia czy nieporządek. Pamiętaj, że rozmycie tła może uniemożliwić odczytanie danych z dowodu osobistego na początku spotkania panelowego.
4. Przypomnij sobie treść wniosku
Co najmniej dzień przed panelem przeczytaj cały wniosek ponownie. Zaznacz najważniejsze informacje i miej go przy sobie podczas panelu, aby móc w każdej chwili do niego zajrzeć. Przygotuj krótkie notatki z kluczowymi punktami wniosku, aby szybko odnieść się do nich podczas odpowiadania na pytania. Szczególną uwagę zwróć na sekcje dotyczące merytoryki, finansów i biznesowej części projektu, ponieważ te obszary są często poddawane szczegółowej analizie.
5. Ustal podział zadań
Aby uniknąć chaosu lub ciszy podczas panelu, ustal, kto odpowiada na jaki rodzaj pytań. Każda osoba powinna być odpowiedzialna za konkretny obszar wniosku, np. finanse, technologię, zarządzanie projektem, rynek.
6. Odpowiadaj z przekonaniem
Odpowiadaj pewnie i pozytywnie, dbając o zgodność odpowiedzi z treścią wniosku. Unikaj zbyt długich i zawiłych odpowiedzi – bądź zwięzły i konkretny. Pamiętaj, że Twoje nastawienie i pewność siebie mogą wpłynąć na odbiór Twojej prezentacji przez ekspertów.
Korzyści ze współpracy z Granterą, czyli dlaczego nasi klienci tak dobrze wypadają na spotkaniach panelowych?
W Granterze oferujemy unikalną usługę przygotowującą naszych klientów do paneli ekspertów. Organizujemy profesjonalne próby, podczas których symulujemy panel ekspertów i zadajemy pytania, które najczęściej pokrywają się z tymi na finalnym panelu. Dzięki temu nasi klienci czują się pewnie i są doskonale przygotowani do spotkania z ekspertami. Zwykle co najmniej 80% naszych pytań pokrywa się z pytaniami na finalnym panelu, co zwiększa szanse na sukces i uzyskanie dofinansowania.
Podsumowanie
Przygotowanie do panelu ekspertów w konkursie Ścieżka SMART wymaga skrupulatności i zaangażowania. Pamiętaj o stałym monitorowaniu maila, odpowiednim przygotowaniu, przeczytaniu dokumentacji oraz zadbaniu o wszystkie praktyczne aspekty spotkania.
Jeśli nie czujesz się w tym aspekcie pewnie to pamiętaj, że dzięki profesjonalnemu podejściu i współpracy z doświadczoną firmą doradczą, taką jak Grantera, zwiększasz swoje szanse na sukces i uzyskanie dofinansowania.